La nueva correspondencia comercial Español - Alemán

PRIMERA PARTE
LA CARTA COMERCIAL Y SU ESTRUCTURA

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La carta comercial

DEFINICIÓN, ESTILO Y LENGUAJE

En toda actividad económica las partes interesadas se intercambian diariamente información a través de cartas, télex, fax, informes, etc.

En la mayoría de los casos, las solicitudes y acuerdos verbales o telefónicos requieren una confirmación escrita. En caso contrario, podría llegar a faltar un elemento fundamental, la prueba del acuerdo.

Para comprenderse bien deben seguirse algunas reglas y utilizar términos técnicos que tienen un significado preciso, si bien en la actualidad se tiende a eliminar el uso de expresiones y frases hechas. La finalidad de una carta comercial es la de transmitir a la otra parte interesada una información de la manera más clara y simple. Dado que en el curso de la propia actividad no se dispone de mucho tiempo para la lectura de mensajes comerciales, deben evitarse comunicados largos, prolijos, absteniéndose de frases largas y ceremoniosas, huyendo de los términos difíciles y rebuscados, cuando estos puedan sustituirse con expresiones breves y simples.

El planteamiento del comunicado debe responder a una pauta lógica; el remitente lo refleja en el contenido, exponiendo con una secuencia lógica los argumentos a tratar. Tras fijar el concepto de base del comunicado procede a su redacción, escribiéndolo directamente o dictándolo a la persona destinada a tal cometido o bien sirviéndose de un dictáfono. El comunicado, picado a máquina o por otro medio de escritura, llegará al destinatario por correo postal u otro medio.

MEDIOS DE ELABORACIÓN Y DE TRANSMISIÓN

Los medios para efectuar la comunicación escrita se pueden subdividir en tres grupos:

1. Medios de redacción.

2. Medios de redacción y de transmisión de la información.

3. Medios utilizados exclusivamente para la transmisión de la información.

Al primer grupo pertenecen las máquinas de escribir, las de videoescritura y los ordenadores personales. Las máquinas de escribir mecánicas han sido sustituidas en gran parte por las eléctricas y electrónicas. Estas últimas disponen de un espacio visual, de memoria y a menudo, también de pantalla.

Entre las máquinas de escribir dotadas de memoria y pantalla y las de videoescritura existe apenas un paso. Sin embargo, esta última permite una elaboración, si bien simple, del texto.

Los ordenadores personales permiten una utilización más amplia, ya que se pueden elaborar textos o bien, con otros programas, realizar cálculos, gráficos y organización de datos. Los ordenadores personales han sustituido en gran parte los medios basados en la videoescritura. El texto picado en el teclado de un ordenador personal aparece en pantalla donde puede ser manipulado, almacenado y posteriormente impreso. El texto, salvado en un disquete, o en un disco duro podrá recuperarse cada vez que sea preciso para ser modificado e impreso en una nueva versión.

Incluso, si se dispone de más de un ordenador existe la posibilidad de trabajar a través de redes que permiten la conexión de varios ordenadores a un ordenador central, compartiendo una sola impresora. Existen diversos sistemas de conexión en red pero los más frecuentes son en línea y en estrella.

Los ordenadores personales ofrecen la posibilidad de añadir información de otros documentos sin necesidad de reescribirla, permitiendo una gestión más razonable de los comunicados que contienen expresiones repetitivas y frecuentes, y logrando un trabajo más efectivo además de un considerable ahorro de tiempo.

El segundo grupo de los medios mencionados anteriormente, es decir, aparatos para la redacción y transmisión de comunicados comprende télex y teletexto. El télex es un sistema telegráfico casi en desuso permite la transmisión de comunicaciones a usuarios de todo el mundo, pero presenta alguna limitación en cuanto a los signos utilizables (p. ej. no existen letras mayúsculas ni signos particulares). Los aparatos de teletexto son máquinas para la elaboración de textos transmitidos mediante ondas hertzianas o por cable telefónico. Actualmente tienen poca difusión ya que las empresas prefieren utilizar el fax, que está prácticamente suplantando al télex.

El fax pertenece al tercer grupo. Sirve para transmitir información impresa a través de la línea telefónica. El usuario que efectúa la transmisión marca el número del destinatario e introduce el pael en el aparato. La información transmitida es descodificada y reproducida en el aparato del receptor. La gran ventaja del fax con respecto a los otros medios de transmisión es que puede transmitirse a otros usuarios de fax de todo el mundo cartas firmadas, dibujos, bocetos, etc. en un tiempo mínimo.

PLANTEAMIENTO DE LA CARTA COMERCIAL ALEMANA

A continuación, relacionamos los elementos que componen la carta comercial alemana. Algunos se utilizan sólo en caso necesario:

— encabezamiento;

— dirección del destinatario;

— sigla y fecha;

— referencia;

— saludo inicial;

— cuerpo de la carta;

— formulación final;

— firma o firmas;

— indicación de anexos y de los varios destinatarios.

Encabezamiento

El encabezamiento o membrete corresponde a la parte superior de la carta y sirve para dar a conocer al remitente. Por ello deberá contener la siguiente información, además del logotipo o del anagrama de la empresa:

— nombre completo de la empresa;

— dirección completa, incluido el código postal, el número de teléfono y el de fax.

En las sociedades de capital (sociedad por acciones = Aktiengesellschaft o AG; sociedad de responsabilidad limitada = Gesellschaft mit beschränkter Haftung o GmbH; sociedad comanditaria o en comandita = Kommanditgesellschaft auf Aktien o KG a.A.) existe, en base a la ley, la obligación de indicar en el membrete (primera página) así como en los pedidos, facturas, etc. los siguientes datos:

— forma jurídica y sede de la sociedad;

— número correspondiente al registro de empresas;

— nombre de los miembros del consejo de administración (Vorstand o bien Verwaltungsrat) con indicación del presidente (Vorsitzender);

— nombre del presidente del consejo de vigilancia (Aufsichtsrat); en las sociedades de responsabilidad limitada, se indicará en lugar del consejo de administración, el nombre del administrador delegado y, en caso de que exista un consejo de vigilancia, el nombre del presidente como en el caso de las S. A.

Dirección del destinatario

Compuesta por el nombre y la dirección del destinatario. Si se utilizan sobres con ventanilla, la carta se doblará de modo que la dirección del destinatario escrita en la carta sea visible a través de la ventanilla del sobre. Los datos relativos al remitente, impresos en pequeños caracteres, se encuentran inmediatamente por encima del espacio reservado a la dirección y deben ser igualmente visibles a través de la ventanilla del sobre.

En el caso de dirigirse a una sola persona, el nombre estará precedido de «Herrn» (Sr.), «Frau» (Sra.) o «Fräulein», «Frl». (Srta.). Esta última precisión «Frl.» (Srta.) se utilizará exclusivamente si la destinataria lo desea, en caso contrario se utilizará siempre la indicación «Frau» (Señora).

La indicación «Herr» o «Frau» se escribe sobre el nombre o bien precediendo el mismo:

Herrn

Fritz Meinel

Herrn Fritz Meinel

Frau

Gertrud Mayer

La categoría profesional se escribe normalmente al lado del nombre; si es extensa, debajo. Los títulos académicos (p. ej. Dr., Dipl. - Ing.) preceden al nombre:

Herrn

Dr. Fritz Meinel

Herrn

Dipl.Ing. Fritz Meinel

En las cartas dirigidas a empresas, se utiliza la abreviatura «Fa.» (Firma = empresa). A menudo sin embargo, éste término no es utilizado, indicándose el nombre de la empresa o sociedad en mayúsculas:

Fa.

WILHELM BUSCH KG

o bien

WILHELM BUSCH KG

En el caso de que la carta dirigida a una sociedad deba ser entregada a una persona determinada, el nombre de la misma se indicará bajo el nombre de la sociedad. La indicación «A la atenta atención de ...» o bien « A la atención de ...» que se traduce al alemán como «z. Hd. von Herrn...» (zu Händen von Herrn...) o «z. Hd. Herrn...» (zu Händen Herrn...) no es necesaria, si bien se agradece como forma de cortesía.

Por lo tanto basta indicar lo siguiente:

WILHELM BUSCH KG

Frau Gertrud Mayer

En el ejemplo anterior, la carta va dirigida a la sociedad por tanto puede ser abierta por otra persona distinta a la Sra. Mayer, pero en...