La nueva correspondencia comercial Español - Francés

PRIMERA PARTE
LA CARTA COMERCIAL Y SU ESTRUCTURA

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La carta comercial

La carta es un medio de comunicación personal, es decir, entre una persona que la escribe y envía, y otra persona que la recibe y la lee, al margen de que otros lo hagan también posteriormente.

Pero el adjetivo «comercial» tiene unas connotaciones claras, referidas a la comunicación epistolar entre empresas más que entre particulares, con un contenido que no es en absoluto íntimo, sino práctico, funcional y que afecta al funcionamiento comercial de la empresa.

La carta comercial, al contrario que la personal, debe ser concisa, clara e incluso breve. La expresión de los diferentes conceptos debe ser muy clara y el mensaje en su conjunto debe estar perfectamente definido. No debemos olvidar que la carta comercial es el punto de origen de muchas relaciones comerciales.

Una carta comercial sirve para transmitir información, enviar catálogos, dar a conocer los propios productos, para solicitar una entrevista o pedir una aclaración. Asimismo, sirve para pedir género, para enviar una factura, para confirmar un pedido o aceptar unas condiciones de venta, para hacer llegar un pago mediante cheque bancario, un pagaré o un estado de cuentas o para hacer efectiva una petición de aplazamiento de pago.

También sirve para establecer contactos más personales entre las empresas, entre los distintos directivos y ejecutivos, para afianzar la relación, para cursar invitaciones, para hacer reclamaciones o para confirmar la recepción de un género.

Vemos, pues, que se puede hablar de tres tipos distintos de carta comercial, a saber: la carta comercial como modo de presentación y promoción; la carta comercial como modo de aceptar un compromiso, y la carta comercial como modo de comunicación entre empresas.

Para darse a conocer y mantener una relación epistolar con empresas francesas o de su ámbito lingüístico no hay que ser forzosamente un gran lector de Molière, es decir, no es preciso conocer a fondo o dominar esta lengua. Cualquier persona de cultura media con una buena base gramatical puede ser capaz de entender y hacerse entender en esta lengua.

En este libro se ha dedicado la segunda parte a ilustrar con modelos de cartas las facetas más usuales de la correspondencia comercial. Por supuesto, es imposible hacer un examen de todos los casos y de todos los modelos de cartas que se pueden dar entre empresas o entre una empresa y un particular.

Por ello se ha decidido hacer una selección, siguiendo los criterios citados más arriba —carta de presentación; carta de adquisición de compromiso, y carta de comunicación—, de los modelos más comunes de la correspondencia comercial.

Cartas de presentación y contacto

Se trata de la correspondencia más impersonal entre empresas o entre empresas y particulares, aunque representa el primer paso para establecer una relación duradera y fructífera. Ahí radica precisamente la importancia de este tipo de cartas, pues a través de ellas damos a conocer nuestra empresa y nuestros productos o servicios a futuros clientes o socios.

Estas cartas de presentación pueden ir acompañadas, ya desde el primer envío, con catálogos o algún tipo de promoción impresa que ocupe poco volumen. No obstante, no es aconsejable mencionar precios, plazos de entrega y condiciones de compra en este primer contacto, pues podría dificultar posteriores negociaciones e incluso impedir la firma de un buen contrato.

El tono de estas cartas debe ser impersonal, a no ser que con anterioridad, gracias a referencias de terceros o por un encuentro fortuito en una feria, por ejemplo, se conozca ya esa empresa y a quién dirigirse para solicitar información o el inicio de una relación.

Se supone que quien escribe la carta sí que debe conocer el ámbito de trabajo de la empresa y que no llenará el escritorio del responsable a quien se dirige con propaganda inútil. Por esta razón, hay que ser conciso en este primer contacto y acompañar la carta de presentación de escasa documentación.

Por lo general, no se sabe a quién va dirigida la carta. Cuando así sea, lo mejor será dirigirse en estos términos:

— Al director: Monsieur le directeur (Madame la directrice).

— Al presidente director-general: Monsieur le Président-Directeur général.

— Al jefe de ventas: Monsieur le responsable du service des ventes.

— Al jefe de compras: Monsieur le responsable (o le chef) du service des achats.

Es una buena norma de cortesía que el director de una empresa se dirija al director de otra empresa; y que el jefe de ventas o de compras o de marketing o de contabilidad se dirijan, guardando el escalafón, a sus respectivos equivalentes, ya sea para solicitar mayor información ya para presentar el catálogo de un nuevo producto.

El mejor exponente de este tipo de correspondencia es la carta circular, que se caracteriza porque se redacta y se imprime pensando en que los destinatarios van a ser múltiples, decenas o centenas en algunos casos, por lo cual el contenido será necesariamente impersonal. Es una mera carta informativa en la que no cuenta demasiado la estructura típica de la carta comercial como se describe más adelante; puede ir con firma o sin ella, sin la referencia al destinatario o con ella, por ejemplo.

Ahora bien, la circular debe ser el primer paso en la correspondencia comercial entre empresas, pero no se tiene que abusar de ella. Una vez conocido el interés del cliente, la respuesta se deberá ofrecer mediante una carta personal.

La carta personal debe ser correcta, sin familiaridades, con una estructura clara y responderá a las peticiones del interlocutor.

Es bueno tener en cuenta que, como ocurre en cualquier relación, el primer contacto es de suma importancia. De la impresión que se dé, de la calidad del papel y el sobre, y del modo de redactar dependerá, en parte, el éxito de las gestiones.

Una carta ordenada, con sus partes bien diferenciadas, escueta pero clarificadora, que dé respuesta a las preguntas, tiene mayor garantía de éxito y proporciona confianza a quien la lee. Por el contrario, un envío deficiente, la carta mal doblada o la tinta de la firma corrida, por ejemplo, da idea de descuido, de despreocupación, y eso en el terreno de los negocios es un mal presagio.

Para finalizar el tema de las cartas comerciales como modo de presentación y contacto hablaremos de las ofertas y de las solicitudes de empleo. No es estrictamente una carta comercial en el sentido de comunicación entre empresas, pero lo es en el de que el destinatario es una empresa a la que se ofrece unos servicios, una experiencia y una capacidad de trabajo.

Por supuesto, en este tipo de cartas el conocimiento del idioma francés debe ser más profundo, pero en la sección de «Modelos de cartas comerciales» de este libro el lector interesado podrá encontrar algunos ejemplos de cómo elaborar un currículum vitae y una carta de solicitud de empleo.

Cartas para adquirir o solicitar un compromiso

Este tipo de cartas se dan entre dos empresas cuando, establecido ya el primer contacto entre ellas, se desea llegar a un acuerdo. Es decir, sirven para confirmar la compra de un producto o contratar un servicio, para acceder a unas determinadas condiciones de pago o para conceder a terceros la exclusividad de distribución en un territorio, por poner únicamente unos ejemplos.

Tanto la legislación española como la francesa dan categoría legal a la correspondencia de este estilo, y así se considera que un pedido está en firme cuando se realiza por medio de carta o que existe una deuda cuando esta es reconocida mediante carta.

Generalmente, el trato en este tipo de cartas es más personal que en las de presentación y contacto, salvo, claro está, cuando se trata de un albarán de pedido, una factura o un estadillo de cuentas, y aún en estos casos es aconsejable adjuntar una carta personal para mayor explicación.

Una empresa o un particular que tenga toda su papelería en castellano —albaranes, facturas, recibos y demás documentación comercial— no deberá traducirla al francés para servir esporádicamente a su cliente. Sólo en el caso de una empresa, por ejemplo, que venda mayoritariamente su producción al extranjero, mediante una red comercial ajena, puede incluir en sus impresos la traducción, para mayor comodidad del cliente y claridad en las entregas y la facturación.

Sí es conveniente que el albarán o la factura vayan acompañados de una nota en francés, dirigida a quien corresponda, en la que se haga hincapié del material enviado o de la facturación y que recuerde el compromiso de pago, sea cual sea este.

En la sección de «Modelos de cartas comerciales» el lector podrá encontrar una amplia selección de ejemplos: cómo se redacta una confirmación de pedido, la aceptación de las condiciones de venta o una solicitud de renegociación de condiciones.

Cartas de comunicación entre empresas

Hemos intentado seguir en las páginas precedentes el hilo de las relaciones entre empresas, partiendo de la base de que no existía ningún tipo de contacto.

Así, las cartas de presentación y contacto abrían este capítulo; a continuación, establecida...